Hampir setiap perusahaan pernah mengadakan outing, dan cukup banyak yang mengakui hasilnya tidak sesuai harapan. Anggarannya terpakai, foto-fotonya bagus, tetapi setelah kembali ke kantor tidak ada yang benar-benar berubah.
Persoalannya jarang terletak pada lokasi atau aktivitasnya. Yang lebih sering terjadi adalah kegiatan disusun terbalik: tempat dipilih lebih dulu, aktivitas menyusul, dan tujuan baru dirumuskan belakangan ketika proposal harus disetujui.
Bali tetap menjadi tujuan favorit untuk kegiatan semacam ini, dan alasannya cukup masuk akal. Jarak antaraktivitas relatif dekat, pilihan akomodasi lengkap untuk berbagai tingkat anggaran, dan tersedia banyak kegiatan luar ruang dalam radius yang bisa ditempuh dalam satu hari.
Sisi perencanaan: menentukan tujuan sebelum memilih tempat
Perbedaan mendasar antara outing yang berkesan dan yang sekadar berlalu biasanya sudah ditentukan jauh sebelum keberangkatan. Program yang dirancang untuk mempererat tim lintas divisi membutuhkan susunan acara yang berbeda dari program yang bertujuan memberi penghargaan atas pencapaian penjualan.
Energy Event bergerak di bidang ini sebagai penyelenggara acara korporat dengan pengalaman lebih dari 15 tahun, dan memiliki kantor di Jakarta, Bali, serta Singapura.
Cakupan layanannya meliputi:
- Incentive trip dan team building — program perjalanan penghargaan bagi karyawan atau mitra, serta kegiatan yang dirancang untuk memperkuat kerja sama tim
- Meeting dan konferensi — penyelenggaraan rapat kerja, konferensi, dan pertemuan korporat berskala besar
- Event production dan tata teknis — panggung, tata cahaya, tata suara, tata visual, serta kebutuhan teknis lain di lokasi acara
- Pameran dan expo — perancangan stan serta pengelolaan keikutsertaan perusahaan dalam pameran dagang
Pekerjaan penyelenggara acara pada praktiknya lebih banyak berupa hal-hal yang tidak terlihat peserta: mengatur perpindahan rombongan besar agar tidak menumpuk di satu titik, menyiapkan rencana cadangan bila hujan, memastikan kebutuhan makan peserta dengan pantangan tertentu terpenuhi, dan menjaga agar susunan acara tidak terlalu padat sampai peserta kelelahan sebelum sesi utama dimulai.
Untuk rombongan berjumlah puluhan hingga ratusan orang, hal-hal inilah yang menentukan apakah rangkaian acara berjalan mulus atau berantakan sejak hari pertama.
Sisi pelaksanaan: memilih aktivitas yang sesuai tujuan
Setelah tujuan program jelas, barulah pemilihan aktivitas menjadi relevan. Dan di sini pertimbangannya bukan aktivitas mana yang paling seru, melainkan mana yang sesuai dengan komposisi peserta dan hasil yang diharapkan.
Gorilla Adventure Bali beroperasi di kawasan Ubud dengan beragam kegiatan luar ruang yang dapat disusun menjadi paket harian, baik untuk kelompok kecil maupun rombongan.
Kegiatan yang tersedia antara lain:
- ATV dan jungle buggy UTV — berkendara melintasi jalur sawah, sungai, dan gua, tersedia dalam konfigurasi tandem maupun kendaraan empat penumpang
- Arung jeram Sungai Ayung — pengarungan sungai berjeram ringan hingga sedang yang menuntut koordinasi satu perahu
- River tubing — menyusuri sungai dengan ban pelampung, pilihan yang lebih ringan dibanding arung jeram
- Trekking Gunung Batur — pendakian dini hari untuk menyaksikan matahari terbit dari puncak
- Jeep tour — penjelajahan jalur pedesaan dan perbukitan dengan kendaraan terbuka
- Zipline dan flying fox — meluncur melintasi lembah dan area hutan
- Kayak dan snorkeling — kegiatan air, termasuk snorkeling di kawasan Blue Lagoon
- Paintball — permainan berkelompok yang menuntut pembagian peran dan strategi
- Wisata Nusa Penida — perjalanan sehari ke pulau di tenggara Bali
Perusahaan juga menyediakan penjemputan dari hotel tanpa biaya tambahan, yang untuk rombongan besar bukan sekadar kemudahan melainkan bagian dari pengaturan waktu.
Setiap jenis kegiatan menghasilkan dinamika kelompok yang berbeda. Arung jeram dan paintball menuntut peserta berkoordinasi dan membagi peran, sehingga lebih cocok untuk tujuan mempererat kerja sama. ATV dan zipline lebih bersifat pengalaman pribadi yang dijalani bersama-sama, dan cenderung berfungsi sebagai penghargaan ketimbang latihan kerja sama. Trekking dini hari menuntut kesiapan fisik yang tidak merata di setiap rombongan, sehingga perlu ditawarkan sebagai pilihan, bukan kegiatan wajib.
Menyatukan keduanya
| Aspek | Sisi perencanaan | Sisi pelaksanaan aktivitas |
| Pertanyaan utama | Apa yang ingin dicapai perusahaan | Kegiatan mana yang menjawab tujuan itu |
| Ditangani oleh | Penyelenggara acara korporat | Operator kegiatan di lokasi |
| Cakupan kerja | Susunan acara, transportasi, akomodasi, konsumsi, rencana cadangan | Peralatan, pemandu, keselamatan, dan pelaksanaan di lapangan |
| Waktu persiapan | Beberapa minggu hingga bulan, bergantung jumlah peserta | Penjadwalan mendekati hari pelaksanaan |
| Risiko bila diabaikan | Acara padat, rombongan menumpuk, tujuan tidak tercapai | Peserta cedera, kelelahan, atau tidak bisa ikut |
| Penentu keberhasilan | Kejelasan tujuan sejak awal | Kesesuaian kegiatan dengan kondisi peserta |
Ada beberapa hal praktis yang layak dipastikan sebelum menandatangani kesepakatan dengan pihak mana pun. Pertama, apakah operator kegiatan memberikan pengarahan keselamatan dan menyediakan perlengkapan pelindung yang layak. Kedua, apakah kegiatan tersebut tercakup dalam asuransi perjalanan perusahaan, karena sebagian polis mengecualikan kegiatan berisiko tinggi. Ketiga, apakah tersedia pilihan kegiatan yang lebih ringan bagi peserta yang tidak dapat mengikuti kegiatan utama, misalnya karena kondisi kesehatan atau usia.
Hal terakhir ini sering terlewat, padahal dampaknya terasa. Peserta yang terpaksa menunggu di lokasi sementara rekan-rekannya beraktivitas justru pulang dengan kesan sebaliknya dari yang diharapkan perusahaan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Q: Apa perbedaan incentive trip dan team building?
A: Keduanya sering disatukan dalam satu perjalanan, tetapi tujuannya berbeda. Incentive trip merupakan bentuk penghargaan atas pencapaian tertentu, sehingga isinya cenderung berupa pengalaman yang menyenangkan dan bersifat memanjakan peserta. Team building dirancang untuk memperbaiki cara tim bekerja sama, sehingga kegiatannya menuntut koordinasi, pembagian peran, dan pemecahan masalah bersama. Menyamakan keduanya membuat program kehilangan fokus.
Q: Berapa lama sebelum hari pelaksanaan sebaiknya perencanaan dimulai?
A: Bergantung pada jumlah peserta. Rombongan kecil masih dapat disiapkan dalam hitungan minggu, sementara rombongan besar memerlukan waktu lebih panjang karena menyangkut ketersediaan kamar, armada, dan kuota kegiatan pada tanggal yang sama. Periode liburan sekolah dan akhir tahun membuat ketersediaan menyempit, sehingga sebaiknya diamankan lebih awal.
Q: Bagaimana menangani peserta dengan tingkat kebugaran yang berbeda-beda?
A: Susun kegiatan berlapis, bukan seragam. Sediakan kegiatan utama bagi yang mampu mengikutinya, dan pilihan yang lebih ringan bagi yang tidak, misalnya river tubing sebagai alternatif arung jeram, atau jeep tour sebagai pengganti trekking. Kumpulkan pula informasi mengenai kondisi kesehatan dan pantangan peserta sejak tahap pendaftaran, bukan pada hari pelaksanaan.