Ketika sebuah usaha mencari cara menekan biaya, yang pertama diperiksa biasanya gaji, sewa tempat, dan biaya pemasaran. Pengadaan barang operasional jarang masuk daftar, karena dianggap urusan administratif yang nilainya kecil.
Anggapan itu keliru bila dihitung sepanjang tahun. Pallet yang pecah setiap enam bulan, sepatu keselamatan yang harus diganti berkali-kali, dan kontainer yang retak saat ditumpuk bukan pengeluaran besar dalam satu transaksi, tetapi berulang terus-menerus. Di situlah kebocoran biaya biasanya bersembunyi.
Pengadaan yang diperlakukan sebagai kebiasaan, bukan keputusan
Masalah paling umum dalam pengadaan barang industri bukan harga, melainkan cara memutuskannya. Pembelian sering dilakukan ketika barang sudah rusak atau habis, kepada pemasok yang kebetulan paling cepat merespons, dengan spesifikasi yang mengikuti pembelian sebelumnya tanpa pernah ditinjau ulang.
Pola ini menghasilkan tiga akibat: harga yang lebih mahal karena dibeli dalam keadaan mendesak, spesifikasi yang tidak lagi sesuai kebutuhan, dan waktu kerja yang terbuang untuk mencari barang.
PT Putra Alam Teknologi bergerak sebagai distributor perlengkapan industri dan perkantoran untuk kebutuhan B2B, dengan jangkauan layanan di wilayah Jabodetabek.
Rangkaian produk yang ditangani mencakup:
- Pallet plastik — alas penyimpanan dan penumpukan barang di gudang, tersedia dalam berbagai ukuran dan kapasitas beban
- Container box industri — wadah penyimpanan dan pemindahan barang, termasuk tipe berlubang untuk barang yang memerlukan sirkulasi udara
- Keranjang industri — wadah bertumpuk untuk distribusi dan penyimpanan
- Sepatu keselamatan — alas kaki pelindung untuk area kerja dengan risiko benturan dan tertusuk
- Alat pelindung diri — perlengkapan keselamatan kerja seperti pelindung kepala, tangan, mata, dan pernapasan
- Perkakas dan peralatan listrik — perkakas untuk perawatan dan produksi
- Furniture kantor — meja, kursi, dan lemari untuk kebutuhan perkantoran
- Peralatan kebersihan — perlengkapan pemeliharaan area kerja
- Perlengkapan peternakan — wadah dan peralatan untuk usaha unggas
Untuk pembelian dengan nilai tertentu, perusahaan menyediakan pengiriman gratis di wilayah Jabodetabek. Ketentuan ini relevan bagi usaha yang membeli barang berukuran besar seperti palet dan kontainer, karena ongkos kirim pada barang semacam itu bisa memakan porsi yang tidak kecil dari nilai pembeliannya.
Perbedaan antara membeli dan merencanakan pembelian
Pergeseran dari pembelian reaktif menjadi pengadaan terencana tidak menuntut sistem yang rumit. Yang dibutuhkan hanya perubahan pada beberapa kebiasaan.
| Aspek | Pembelian reaktif | Pengadaan terencana |
| Pemicu pembelian | Barang rusak atau habis | Perkiraan kebutuhan dan siklus penggantian |
| Dasar pemilihan | Harga termurah saat itu | Biaya per tahun pemakaian |
| Jumlah pemasok | Berganti-ganti sesuai keadaan | Beberapa pemasok tetap yang sudah dinilai |
| Spesifikasi | Mengikuti pembelian sebelumnya | Ditinjau berkala sesuai kebutuhan aktual |
| Waktu tunggu | Mendesak, pilihan terbatas | Terjadwal, ada ruang negosiasi |
| Yang terlihat | Harga satuan | Ongkos kirim, umur pakai, dan biaya penggantian |
Baris terakhir tabel itu yang paling sering diabaikan. Harga satuan adalah angka yang paling mudah dibandingkan, sehingga paling sering dijadikan dasar keputusan. Padahal pallet yang lebih murah tetapi harus diganti dua kali lebih sering justru lebih mahal, dan sepatu keselamatan berharga rendah yang tidak nyaman dipakai akan berakhir tidak digunakan pekerja, sehingga fungsi perlindungannya hilang sama sekali.
Cara menghitung yang lebih tepat adalah membagi harga dengan perkiraan masa pakai. Angka yang keluar dari perhitungan itu kerap membalikkan urutan pilihan yang semula tampak jelas.
Informasi sebagai bagian dari efisiensi
Hal lain yang mempengaruhi kualitas keputusan pengadaan adalah informasi. Pelaku usaha yang mengikuti perkembangan harga bahan, tren rantai pasok, dan perubahan aturan berada pada posisi lebih baik ketika bernegosiasi, karena tahu apakah kenaikan harga yang disampaikan pemasok wajar atau tidak.
Jakarta Invest merupakan media daring yang memuat liputan seputar dunia usaha, mencakup rubrik bisnis, keuangan, manajemen, pemasaran, kewirausahaan, dan teknologi. Bagi pemilik usaha kecil dan menengah yang menjalankan hampir semua fungsi sendiri, bacaan semacam ini berperan sebagai pengganti divisi riset yang tidak mereka miliki.
Kebiasaan membaca perkembangan industri sendiri tidak menghasilkan penghematan langsung. Yang dihasilkannya adalah kemampuan mengenali kapan sebuah penawaran masuk akal dan kapan tidak, dan pada pengadaan yang berulang sepanjang tahun, kemampuan itu bernilai cukup besar.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Q: Lebih baik memakai pallet plastik atau pallet kayu?
A: Bergantung pada penggunaannya. Pallet kayu umumnya lebih murah di awal dan mudah diperbaiki, tetapi menyerap air, berisiko berjamur, dan dapat meninggalkan serpihan atau paku yang merusak barang. Pallet plastik lebih tahan lembab, lebih mudah dibersihkan, bobotnya konsisten, dan berumur lebih panjang, sehingga banyak dipilih untuk industri pangan, farmasi, serta gudang yang menuntut kebersihan. Untuk pemakaian jangka panjang dan berulang, perbandingan biaya per tahun pemakaian biasanya berpihak pada pallet plastik.
Q: Apa saja biaya yang sering terlewat dalam pengadaan barang industri?
A: Yang paling sering adalah ongkos kirim, terutama pada barang berukuran besar dengan nilai per unit rendah seperti palet dan kontainer. Selain itu ada biaya penggantian akibat umur pakai yang pendek, biaya waktu kerja yang terpakai untuk mencari barang secara mendadak, serta biaya terhentinya kegiatan ketika barang tidak tersedia tepat waktu. Keempatnya jarang masuk perbandingan harga, padahal nilainya nyata.
Q: Bagaimana menilai pemasok B2B yang dapat diandalkan?
A: Perhatikan kejelasan spesifikasi produk yang disampaikan, ketersediaan stok yang konsisten, dan kesediaan memberikan rincian biaya secara utuh termasuk pengiriman. Pemasok yang bersedia menjelaskan perbedaan antarvarian produk, bukan hanya mengarahkan pada yang paling mahal atau paling murah, umumnya lebih dapat diandalkan untuk hubungan jangka panjang.